Вопрос:
Я не знаю, как правильно нумеровать протоколы: каждый учебный год заново (№1, №2…) или каждый календарный год?
Ответ:
Отчёты и выборы в Профсоюзе проводятся один раз в пять лет.
Отчёты и выборы в первичной профсоюзной организации проводятся — не реже 2 раз в 5 лет. Отсюда, срок полномочий председателя ППО — два (три) года.
Соответственно и срок полномочий профсоюзного комитета — два (три) года.
Собрание в ППО созывается комитетом организации по мере необходимости, но не реже одного раза в год. Заседания профсоюзного комитета ППО проводятся, по мере необходимости, но не реже одного раза в два месяца.
Все решения собраний и заседаний комитета протоколируются.
Срок хранения протоколов — до минования надобности, но не менее пяти лет.
Протоколу отчётно-выборного собрания присваивается последний порядковый номер отчетного периода. Далее по новой нумерации. Например: Вас избрали на 2 года.
Если вы провели в течение года — в 2015 году (по Уставу Профсоюза) одно собрание, у вас будет один протокол № 1. В 2016 году вы также провели одно собрание –значит протокол № 2. А если Вы провели в течение года несколько собраний, то .. № 3, № 4, № 5. И данная нумерация ведётся до отчётно-выборного собрания. Не путайте отчётно-выборное собрание с отчётным собранием (отчёт за период работы). А потом вновь отчётно-выборное собрание — и новый отчёт (нумерация).
Протокол № 1 (где Вас избрали) хранится – 5 лет, до новой отчётно-выборной компании в Профсоюзе.
О нумерации протоколов заседаний комитетов.
После отчётно-выборного собрания ППО первому заседанию вновь избранного комитета присваивается протокол № 1. И далее нумерация продолжается до отчётно-выборного собрания в ППО (через два-три года).
В протоколе собрания указываются: количество членов Профсоюза, состоящих на учете, количество присутствующих членов Профсоюза, председательствующий, секретариат собрания. К протоколу собрания прилагается список членов Профсоюза.
В протоколе заседания профсоюзного комитета указываются: количество избранных членов, списки присутствующих членов комитета (в алфавитном порядке), приглашенных (если приглашено более 10 человек, список приглашенных прилагается к протоколу), фамилия, имя, отчество председательствующего.
В протокол по каждому вопросу в последовательности, установленной в повестке дня, включаются: тексты доклада (информации), содоклада, запись выступлений с указанием фамилии, инициалов, должности выступающего, вопросы и ответы на них, заключительное слово докладчика, принятое постановление с указанием результатов голосования («за», «против», «воздержался»).
В целом текст по каждому вопросу строится по схеме: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ — ГОЛОСОВАЛИ.
Если вопрос не требовал дополнений и разъяснений или принимался без обсуждения, раздел протокола «Выступили» не оформляется.
Если в постановлении имеются ссылки на приложения, они должны быть пронумерованы и приложены к протоколу.
Особенностью стилистики протокола является изложение содержания от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили» и т.д.), а содержания выступлений – от третьего лица единственного числа («предложил», «подчеркнул», «ответил»).
Протокол, как правило, оформляется в сроки, установленные в регламенте, но не более чем через 10-15 дней после заседания.
Комментарий! В соответствии с полномочиями открывает профсоюзное собрание председатель организации Профсоюза (по решению членов Профсоюза для ведения собрания могут избираться рабочие органы (президиум, секретариат и др.).
Независимо от того, кто участвовал в ведении собрания, итоговые документы (постановление и протокол) подписывает председатель профсоюзной организации или его заместитель (не путать с протоколом собрания трудового коллектива, где протокол подписывают председатель и секретарь собрания, поскольку у трудового коллектива нет постоянно действующих выборных руководящих органов).